Работник ездил в командировку на автомобиле, принадлежащем родственнику: как оформить возмещение затрат на ГСМ?

Comments

• Здравствуйте.
  Возможность командировки на личном автомобиле работника нужно закрепить в ЛНА. (ст. 168 ТК РФ). Положение о командировках или коллективном договоре.
  Работник может с собственником автомобиля заключить договор безвозмездной аренды на время командировки.
  

  Цитата: Можно ли возместить только ГСМ по путевым листам и чекам?

  Допустимо, аргументы в пользу такого подхода.
  Наличие чеков, путевой лист, возмещается ГСМ в пределах нормы расхода, установленной Минтрансом (утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23р).
  Полагаю не будет лишним Командировочное удостоверение, хотя форму и отменили, приказ +задание для командировки.
  Если сотрудник посещал мероприятие (семинар, обучение и т.д.) пусть приложит материалы (буклеты, фото и т.д.)  с него.
  
  Письмо Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406
  
  Вопрос: О подтверждении в целях налога на прибыль расходов по использованию личного транспорта в служебных целях, компенсируемых организацией.
  
  Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу подтверждения для целей налога на прибыль организаций расходов водителей, использующих личный транспорт в служебных целях, путевыми листами и сообщает следующее.
  Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на содержание служебного транспорта, в том числе автомобильного, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом расходы на компенсацию за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок признаются в пределах норм, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92.
  Таким образом, путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов", налогоплательщики вправе использовать для подтверждения вышеуказанных расходов, которые могут приниматься в целях налогообложения прибыли организаций.
  
  Заместитель директора
  Департамента налоговой
  и таможенно-тарифной политики
  Н.А.КОМОВА
• Добрый день.
  

  Цитата: Работник может с собственником автомобиля заключить договор безвозмездной аренды на время командировки.

  Не бывает безвозмездной аренды, аренда всегда носит возмездный характер (п. 1 ст. 606 ГК РФ).
  И для целей возмещения расходов на проезд нам не очень важно где работник взял транспортное средство, на котором он отправился в командировку - у мамы, у соседа, угнал, каршеринг... мы же не компенсацию личного имущества в служебных целях выплачиваем.
• Собственник машины мама сотрудника. Как я понимаю, договор аренды с самим сотрудником мы не можем заключить 🤔
  
  Если мы пропишем в положении о командировках, что при проезде до места командировки на личном автомобиле возмещаются фактически понесенные затраты на бензин. Плюс к авансовому отчету путевой лист приложим от работника. 
  
  Такой вариант подойдёт?
  
  

  Цитата: мы же не компенсацию личного имущества в служебных целях выплачиваем.

  А если бы была в собственности работника машина, то обязательно надо было выплатить компенсацию или это по договорённости?
• Цитата: А если бы была в собственности работника машина, то обязательно надо было выплатить компенсацию или это по договорённости?

  Не по теме вопрос, однако отвечу:
  компенсация использования личного имущества в служебных целях выплачивается в случае, если это обусловлено трудовым договором.
  

  Цитата: Как я понимаю, договор аренды с самим сотрудником мы не можем заключить

  А он вам зачем?
  п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 - В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). 
  Работник, направляясь в командировку на своем автомобиле или на мамином по возвращении составляет служебную записку, в которой указывает... + документы, подтверждающие расходы.
  Ни о каком договоре аренды речь не идет.
• Цитата: Работник может с собственником автомобиля заключить договор безвозмездной аренды

  То есть ваш сотрудник со своей мамой оформляют безвозмездную аренду на дни командировки. В итоге в командировку сотрудник едет на арендованном ТС.
  

  Цитата: Как я понимаю, договор аренды с самим сотрудником мы не можем заключить 🤔